ELEMENTOS PARA IDENTIFICAR POSIBLES PROYECTOS

APORTE DE INVESTIGACIÓN

ELEMENTOS PARA IDENTIFICAR POSIBLES PROYECTOS

DEFINICIÓN DE PROYECTO.

Es la integración de una serie de procedimientos y actividades haciendo uso de una metodología definida que permita lograr los objetivos y metas de la manera mas eficiente y efectiva.

Motivos de un Proyecto.

Dentro de los motivos que generan el inicio de un proceso para el desarrollo de proyectos se encuentran principalmente elementos y factores que pueden ser externos e internos. Algunos de estos factores son los que se mencionan a continuación:

 

Cambios Demográficos.- Se refiere a cambios en la distribución de grupos humanos dentro de una entidad.

Micro mercados.- Se refiere a la necesidad de atender a segmentos de usuarios muy específicos y donde se requieren de productos y servicios adecuados.

Volatilidad Corporativa.- Es la necesidad de llegar a acuerdos, uniones, alianzas o adquisiciones que modifican el estado de una empresa.

Control de Costos.- Se refiere a la presión por contener y reducir gastos.

Consumismo.- es la necesidad de reaccionar a la demanda y seleccionar a sus consumidores.

 

Crisis Educativas.- Es la necesidad de trabajar con empleados quienes cuentan con un desintegrado sistema educacional.

Ambientalismo.- Es la necesidad para reaccionar a los cambios del medio, así como el crecimiento que este genera.

Calidad.- Se refiere al mejoramiento del producto final.

Globalización.- Se refiere a la necesidad de tener mayor cobertura.

Regularizaciones.- Se refiere a cambios dentro del ambiente provocados por acciones gubernamentales. Por Ej. Las leyes y los impuestos.

Elementos para identificar posibles Proyectos

Problemas con algún elemento actual.- Errores, ineficiencias, retardos, deseos de algún incremento, reducción de gastos, etc.

Deseos de explotar nuevas necesidades.- Nuevos mercados, nueva producción, mas formas de obtener venta competitiva, uso de sistemas de información.

Incremento de la competencia.- Nuevas características en los competidores, mejorar un servicio o un producto.

Hacer mas efectivo el uso de la información.- Nueva información, mejor aprovechamiento, rapidez, mejores decisiones.

Crecimiento organizacional.- Crecimiento en las empresas, mas necesidades.

Unión o adquisición corporativa.- Consolidación de sistemas y procesos, requerimientos, reducir actividades redundantes.

 Cambios en el ambiente o en el mercado.- Clientes, proveedores, leyes y regulaciones, clima.

MÉTODOS Y ETAPAS DEL DESARROLLO DE PROYECTOS

MÉTODOS PARA ANALIZAR NECESIDADES.

Análisis Creativo.

Involucra la investigación de nuevas alternativas para solucionar los problemas actuales. Se identifican métodos innovativos ( nuevos o anteriores ) para resolverlo.

Análisis Crítico.

 Significa tener una actitud escéptica y dudosa, requiere cuestionamientos para establecer cuando los elementos deben significar mas eficiencia y efectividad. Se consideran 2 pasos :

  1.- Ir mas allá de la automatización de sistemas.

2.- Cuestionar establecimientos y sumisiones.

ETAPAS DEL DESARROLLO DE PROYECTOS.

Detección de Necesidades.

Consiste en determinar que algún elemento ( procesos, equipos, personas, etc. ) no cumplen ya con los objetivos o metas, o bien, se requiere de uno no existente de acuerdo al nivel de importancia que manifieste la necesidad.

Definición del Problema.

Consiste en delimitar las fronteras y el alcance de las necesidades que se desean atender y sobre la cuales existen posibilidades de definir un proyecto.

Definición de Factibilidad.

Consiste en definir el nivel de factibilidad ( posibilidades de éxito ) para conseguir la solución de las necesidades. Se manejaran 4 niveles de factibilidad que servirán para determinar si un proyecto puede ser exitoso o no, estos niveles son:

·         Operacional.

·         Técnico.

·         Económico.

·         Calendarización.

Planeación del Proyecto.

Consiste en explicar como será la delimitación del problema, justificando el planteamiento de los objetivos desarrollados inicialmente. En esta etapa se definen los niveles o etapas del desarrollo del proyecto, además de las técnicas y el control que se llevará a cabo.

Elaboración del  Proyecto.

Consiste en definir el diseño, la elaboración de módulos y la integración de todos los elementos. Se deben de dar a conocer en esta etapa todos los distintos tipos de pruebas y técnicas de análisis de resultados para determinar una posible evaluación al final del proyecto.

 Documentación.

Consiste en explicar como están compuestos los manuales técnicos y de usuario del proyecto.

Creatividad e Innovación

Una vez que se han detectado los posibles problemas existentes en una empresa u organización, debemos de definir las áreas sobre las cuales será planteada la solución para los requerimientos; esta solución debe de estar delimitada de acuerdo a los parámetros que proporcionen los problemas y no abarcar mas allá de los que indica una posible solución.

Esta etapa contempla 7 pasos que permitirán definir adecuadamente los alcances y fronteras de un proyecto, en estos pasos se permite establecer una guía de operación en el desarrollo del proyecto.

Los pasos son los siguientes:

          1.- Determinar el alcance y los objetivos.

        2.- Crear una visión.

        3.- Adoptar una metodología en la planeación.

        4.- Organizar y definir los recursos necesarios.

        5.- Definir el equipo de trabajo.

        6.- Preparar un plan de trabajo.

        7.- Obtener o confirmar los requerimientos de acuerdo al plan desarrollado.

Creatividad e Innovación

 

El desarrollo de proyectos no solo implica la solución de problemas, sino también consiste en definir la mejor solución posible tomando como base aspectos que sean considerados como únicos o específicos para la solución. Para estos procesos se considera importante la aplicación de la creatividad e innovación en la solución de los problemas.

Innovación

Es una herramienta que permite aprovechar los cambios como una oportunidad para generar soluciones no existentes.

 Creatividad

Es el proceso de definir y elaborar aspectos nuevos tomando como herramienta la innovación. Con la creatividad provocamos elementos nuevos cuyas características no son conocidas.

  FUENTES DE INNOVACIÓN

Inventos Inesperados

En algunas ocasiones existen sucesos extraordinarios y que no son parte de una planeación previa, generalmente son eventos o actividades que existen pero que no se manifiestan hasta el momento en que se les toma en cuenta.

Incongruencias

Se refiere a dar por cierto un conocimiento que en la práctica algunas veces no es así, los conceptos que se aplican en teoría pudieran tomarse como algo contrario a lo que vemos cotidianamente.

Necesidades o Cambios

Todas las organizaciones en el medio ambiente se encuentran en constante cambio y alguno de ellos puede ocasionar resultados diferentes a los que comúnmente ocurren lo que se traduce en probables necesidades y cambios.

TÉCNICAS DE RETO DE IDEAS Y DE ANÁLISIS DE ERRORES

Técnica de reto de ideas

Una técnica creada con la finalidad de ayudar a definir alternativas de solución para algunos problemas.

El procedimiento recomendado es el siguiente:

• Explorar el problema.

    Situación, idea o concepto y analizar sus características.

       ¿Elaborar  preguntas como:

       ¿Que objetivos cumple?

       ¿Que factores intervienen en su funcionamiento?

       ¿Como opera?

       ¿Es Útil?

       ¿Es Funcional?

       ¿Y Como debería de ser?

• b) Seleccionar una situación y retarla.

• c) Contestar las preguntas :

       ¿ Porque es así?

       ¿ Puede ser de otra manera?

       ¿ Que opciones se tienen para generar una manera diferente de ver el asunto?

• d) Sugerir alternativas de solución.

Técnicas de análisis de errores

 Es otro tipo de procedimientos que ayudan a detectar deficiencias en una idea, situación o concepto. La manera de utilizar esa técnica es siguiendo los pasos que se mencionan a continuación:

 

a) Definir el problema, idea, situación o concepto.

b) Identificar posibles errores.

c) Pensar la manera de corregirlos.  

d) Analizar las alternativas de corrección y sugerir las que sean factibles.

ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE INVENTIVAS

 El uso de una estrategia que nos permita obtener la mejor solución posible implica aplicar conceptos novedosos y únicos en la solución de nuestro problema, la técnica mas utilizada dentro del desarrollo de proyectos es la estrategia de inventiva. Se inicia con el análisis de la situación, que equivale a la exploración del problema y posibles aspectos que intervengan e influyan en el mismo. La segunda fase corresponde a seleccionar todas la ideas del proceso de análisis, evaluarlos y seleccionar las mejores que cumplan con el enfoque con el cual queremos solucionar el problema.

    La fase de generación de ideas corresponde a todo el trabajo que se desarrolla para particularizar la situaciones de solución de los problemas. generalmente en este paso se realizan las investigaciones necesarias ( bibliográfica, de campo, de casos, etc. ).

     La ultima fase toma 2 caminos que pueden ser utilizados como complementos o vías únicas dentro del desarrollo del proyecto. Estas alternativas indican la posibilidad de diseñar algo nuevo, o bien basar la solución en un diseño existente y mejorarlo.

Necesidades

Definición del Problema

Determinar metas y  Objetivos.

  Definir el alcance del problema.

  Evaluar características favorables y desfavorables.

  Entender las metas y objetivos de la empresa con respecto a los requerimientos y expectativas de crecimiento.

  Lista y definición de los objetivos y metas que se buscan.

  Revisar posibles factores de éxito o fracaso.

  Planear un calendario inicial.
 

   Crear una Visión  Inicial.

  Revisar, recopilar, leer todas las fuentes de información de la empresa.

  determinar la influencia de los objetivos.

  Visita a otras empresas.

  Formular una visión que muestre el objetivo (Datos / Sistema), y el ambiente con las oportunidades y objetivos previos.

  Hacer promesas razones para generar entusiasmo y soporte.

Adoptar una Metodología.

  Formular y estar de acuerdo con los principios esenciales y los requerimientos de una metodología.

  Evaluar los métodos de planeación actuales y los estándares de la organización.

  Aprender y familiarizarse con los tipos de metodología.

  Seleccionar una metodología y tener referencias de ella.

  Implantar la metodología en el proyecto.

  Generar una tabla preliminar de contenido.

Disponer de los Recursos Suficientes.

  Experiencia.

  Material físico.

  Material tangible (conocimientos, ideas, etc.).

  Documentación (bibliografía, material disponible).

  Recursos humanos.

  Recursos financieros.

Crear un Equipo de Trabajo.

Es uno de los pasos mas importantes del proceso de planeación. Debe existir acuerdo en la selección de las herramientas y metodología para evitar ineficiencias que impidan al equipo de trabajo progresar y concebir el objetivo deseado.

Existen 4 puntos importantes:

    1.- Debe de haber un líder.

    2.- Los miembros del equipo deben de ser creíbles y acreditados.

    3.- Los miembros del equipo deben entender y estar de acuerdo con las metas.

   4.- Debe existir múltiple cooperación y compañerismo.

   

Pasos a seguir :

    1.- Determinar las tareas a llevar a cabo.

    2.- Estimar esfuerzos.

    3.- Estimar el numero de gente requerida.

    4.- Especificar los roles y responsabilidades de cada miembro.

    5.- Seleccionar el personal apropiado con las tareas y trabajos a llevar a cabo con el paso de la              metodología.

   6.- Sesiones de entrenamiento y capacitación requerida al hacer comprender la metodología.

    7.- Tener un espacio de trabajo.

    8.- Seleccionar consultas externas.

 

 Preparar un Plan de Trabajo.

 El plan de trabajo se refiere a la calendarización y planeación de todas la actividades que deben de realizar los miembros del equipo para llevar a cabo el proyecto. Es importante que cada actividad sea referenciada para ser terminada en el tiempo señalado. Un buen plan de trabajo debe de ser realizado por el líder ( generalmente ) y analizado o completado por los miembros del equipo.

Un plan de trabajo generalmente contiene los siguientes aspectos:

·         Introducción.

·         Descripción de tareas.

·         Duración esperada, esfuerzos estimados.

·         Diagramas de Grantt y resumen del calendario.

·         Responsabilidades diarias / semanales.

·         Status de proyectos.

Pasos a seguir:

    1.- Tener completos los pasos iniciales.

    2.- Considerar la subdivisión en subproyectos.

    3.- Listar todas la fases y pasos de metodología con su asignación a los miembros del equipo.

    4.- Estimar duración de cada paso y determinar el inicio de cada actividad considerando los recursos asignados.

    5.- Establecer un control para el Status del proyecto.

    6.- Construir situaciones de contingencia ( Que pasa si ).

    7.- Estimar el impacto de costos y presupuestos.

   8.- Distribuir el plan a cada miembro.
Bibliografía